Ybbstal. Digitalisierung in der kommunalen Verwaltung ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Gemeinden setzen sich vermehrt mit digitalen Dokumentations- und Sitzungsmanagementsystemen sowie neuen Informations- und Kommunikationstechnologien auseinander. Um über unterschiedliche digitale Lösungen zur informieren und sich gegenseitig auszutauschen, fand vergangene Woche ein Vernetzungstreffen für Gemeindepolitik und -verwaltung in der NÖ Kleinregion Ybbstal statt.
Kleinregionssprecher Bürgermeister Werner Krammer eröffnete die Veranstaltung und betonte die Wichtigkeit der kommunalen Digitalisierung in der aktuellen Zeit. Als erster Vortragender gab Reinhard Haider, Amtsleiter von Kremsmünster und E-Government-Beauftragter des Oberösterreichischen Gemeindebundes und Hochschullektor, einen umfassenden Überblick über das Breite Feld der Digitalisierung in der Gemeindeverwaltung. Dabei muss konkret über E-Government gesprochen werden, wo es um den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien in öffentlichen Verwaltungen im Zusammenhang mit organisatorischen Änderungen und neuen Lösungsansätzen geht. Digitalisierung im kommunalen Bereich ist dabei weniger eine technologische, als organisatorische Fragestellung. Sie soll die Arbeitsabläufe in der Verwaltung sinnvoll erleichtern und effizienter gestalten, sowohl intern als auch nach außen hin im Kontakt mit BürgerInnen. Ein gut funktionierendes IT-System ist die Basis jeder kommunalen Digitalisierung sowie weiterführend beispielsweise ein digitales Managementsystem zur Dokumentenablage, zur Termin- und Sitzungsorganisation oder zur Abwicklung von Bauangelegenheiten. Nach außen hin gerichtet, ist heutzutage eine übersichtlich und informativ gestaltete Website mit dazugehöriger App und Social Media Auftritt sowie die digitale Signatur unumgänglich. Auch Künstliche Intelligenz bietet Möglichkeiten für einen Einsatz in kommunalen Verwaltungen. Beispielsweise können Chatbots bei der Beantwortung von unterschiedlichsten Fragestellungen unterstützen, Fachformulierungen in einfachen Worten erklären, in Sekundenschnelle hunderte Seiten lange Texte kürzen, Trauungsreden für StandesbeamtInnen erstellen, Grafiken gestalten und vieles mehr. Eine sorgsame Kontrolle und kritische Prüfung der Informationen ist dabei jedoch unumgänglich. Gemeinsam mit den GemeindevertreterInnen wurden bereits angewandte KI-Lösungen diskutiert.
Über drei konkrete Möglichkeiten, die interne Verwaltung mit digitalen Lösungen zu erleichtern, informierten anschließend MitarbeiterInnen von GISquadrat und gemdat NÖ.
Gerhard Prokop von GISquadrat präsentierte eine digitale Lösung zur optimalen Nutzung und Analyse bereits vorhandener statischer und dynamischer Daten, wie Registerdaten, Widmungen, Daten des zentralen Melderegisters und ähnlichem. Diese Daten werden dazu räumlich miteinander verschnitten und lassen somit die reale und digitale Welt miteinander verschmelzen. Ein Ziel kann es etwa sein, Leerstände in Gebäuden und Brachflächen im Bauland per Mausklick sichtbar zu machen, um damit die wertvolle Ressource Boden zu schonen. Anwendung kann dieses Tool auch für Feuerwehren und Pfarren finden, um etwa die Wassermenge in Swimmingpools als potentielles Löschwasser zu ermitteln oder die Gräberplanung auf Friedhöfen zu unterstützen.
Abschließend stellten Rosa Nentwich-Bouchal, Paul Otto und Peter Schopper von gemdat NÖ übersichtlich und praxisnah das Dokumentationsmanagementsystem K5 ELAK und das digitale Sitzungsmanagement-Tool Session (Net) vor. Ersteres dient insbesondere zur zentralen Dokumentationsablage, verwaltet die Eingangs- und Ausgangspost und verteilt sie über bestimmte definierte Workflows an entsprechende MitarbeiterInnen weiter. Es werden aber auch Buchhaltung, Bauwesen und Personalangelegenheiten über dieses Tool organisiert. In der NÖ Kleinregion Ybbstal haben bereits Allhartsberg, Hollenstein und Waidhofen an der Ybbs K5 ELAK in Verwendung und konnten über ihre Erfahrungen mit diesem Dokumentationsmanagementsystem berichten. Über eine Schnittstelle kommt das Sitzungsmanagement-Tool Session zum Einsatz. Hierbei wird die gesamte Sitzungsorganisation beispielsweise von Ausschüssen sowie des Gemeinde- und Stadtrates digital abgewickelt: Von der Einladung über die Aufbereitung und Zurverfügungstellung von Sitzungsunterlagen für die unterschiedlichen MandatarInnen bis hin zur Protokollierung und Sitzungsnachbereitung. Somit müssen keine Unterlagen mehr kopiert und händisch weiterverteilt werden, Dokumente werden einheitlich und übersichtlich gestaltet, MandatarInnen erhalten auf Knopfdruck alle relevanten Unterlagen und Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse können lückenlos nachvollzogen werden. Die dadurch gewonnene Arbeitserleichterung in der Verwaltung konnten die beiden Gemeinden Waidhofen an der Ybbs und Ybbsitz, welche dieses Tool seit ca. 1 ½ Jahren in Verwendung haben, eindeutig bestätigen.
Um die Möglichkeiten der digitalen Verwaltung auch auf interkommunaler Ebene zu betrachten, soll dieses Thema in den nächsten Sitzungen der Kleinregion gemeinsam diskutiert werden.
Foto 1: ReferentInnen und TeilnehmerInnen am Vernetzungstreffen „Digitalisierung am Gemeindeamt“ in der NÖ Kleinregion Ybbstal
(v.l.n.r., ohne Titel) AL Raimund Forstenlechner (Hollenstein/Ybbs), Uwe Plank (Ybbsitz), AL Christoph Ruspekhofer (Göstling/Ybbs), Bgm. Johann Lueger (Opponitz), AL Jürgen Waser (Allhartsberg), AL Susanne Rumpl (Ybbsitz), Christine Baron (Hollenstein/Ybbs), AL Florian Bruch (Kematen/Ybbs), Martina Hinterleitner (Sonntagberg), Rosa Nentwich-Bouchal (gemdat NÖ), Paul Otto (gemdat NÖ), AL Johann Eblinger (Sonntagberg), AL Tatjana Stangl (Opponitz), Bgm. Friedrich Fahrnberger (Göstling/Ybbs), AL Reinhard Haider (Kremsmünster), Kleinregionssprecher Bgm. Werner Krammer (Waidhofen/Ybbs), Peter Schopper (gemdat NÖ)
Copyright: NÖ Kleinregion Ybbstal
Foto 2: Vortragender Reinhard Haider informiert über Künstliche Intelligenz in der Kommunalverwaltung
(v.l.n.r., ohne Titel) AL Reinhard Haider (Kremsmünster)
Copyright: NÖ Kleinregion Ybbstal
Foto 3: Vortragender Gerhard Prokop von GISquadrat informiert über den „Digitalen Zwilling“
(v.l.n.r., ohne Titel) Gerhard Prokop (GISquadrat)
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Foto 4: Vortragende Rosa Nentwich-Bouchal von gemdat informiert über den Elektronischen Akt
(v.l.n.r., ohne Titel) Rosa Nentwich-Bouchal (gemdat NÖ)
Copyright: NÖ Kleinregion Ybbstal
Foto 5: Vortragender Paul Otto von gemdat informiert über das Sitzungsmanagement-Tool Session
(v.l.n.r., ohne Titel) Paul Otto (gemdat NÖ)
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